Een feest organiseren is altijd een werkje. Maar wanneer je een echt evenement gaat organiseren, namelijk een origineel buurtfeest. Dan kruipt er best wat werk in.
De wijk waarin we wonen is tamelijk nieuw. Dus dit is de eerste keer dat we een straatfeest organiseren. Dit avontuur begon toen een mama uit de buurt kwam aanbellen met het idee om samen een buurtfeest te plannen.
Fantastisch, wat ik vind organiseren leuk. En net omdat onze wijk nieuw is, kunnen we deze verbindende activiteit ook goed gebruiken.
Omdat het de eerste keer is dat we zoiets organiseren, vond ik het zelf handig om een lijst te maken van de essentiële zaken om een succesvol buurtfeest te organiseren. De puntjes waar je als organisator aan moet denken.
1) Idee uitwerken
De basis voor je buurtfeest is natuurlijk het concept waarrond je wilt werken. Doe je het BBQ-style? Of doe je iets met Foodtrucks? Maak je er een thema feest van? Of hou je het voor de eerste keer nog simpel, zoals ons, en kies je voor een Picknick?
Wanneer je een concept hebt, kan je daarrond beginnen werken.
2) Aanvragen doen en subsidies
In de meeste gevallen kan je bij de gemeente terecht voor subsidies of voor het verkrijgen van materialen. In Leuven is het zo dat je kan kiezen tussen een subsidie van 250€ of het uitlenen van materialen. Denk hier aan tafels, stoelen, straatspeelgoed, geluidsboxen, etc.
Wij hebben gekozen voor het geld, omdat we net te laat waren voor de reservatie van tafels en stoelen. Maar dit vonden we niet zo erg, omdat we die materialen niet écht nodig hadden. Net omdat we het low-key wilden houden voor onze eerste keer.
Het is dus zeker belangrijk dat je de aanvragen op tijd doet. Zeker wanneer tafels, stoelen en tenten een essentieel onderdeel uit maken van je feest.
Hou je een groot feest? Denk er dan ook aan om sponsors te zoeken. Handelszaken in de buurt doneren meestal wel graag een centje in ruil voor een logo op de poster. Sommige organisaties kunnen ook andere zaken ter beschikking stellen. Zo zijn er bijvoorbeeld springkastelen met logo. Maar dit moet je dus zelf even bekijken in de buurt waar je woont.
3) Eerste uitnodigingen versturen en flyers hangen
Wanneer je een bevestiging krijgt van de gemeente om je buurtfeest te houden op een bepaalde datum. Kan je eigenlijk pas écht aan de slag gaan. Je hebt je concept, je idee en nu moet je de buurtbewoners hier nog op tijd van op de hoogte brengen.
Nu is het dus tijd om de flyer en de poster te ontwerpen. Dit kan je simpelweg doen in MS Word, of via Canva. Dit is een gratis online tool waar ik super graag mee werk. De meeste ontwerpen zijn gratis, en je vindt er ook gratis stock foto’s. Een all-in-one tool dus. Ideaal voor het ontwerpen van uitnodigingen, flyers en posters.
Dan moet je het mooie ontwerp natuurlijk nog afdrukken. Dat kan je voor een lage prijs doen bij https://www.drukzo.be/
Via DrukZo heb je de flyers/posters ook heel snel in huis. Het is dus ideaal om vanuit je zetel te bestellen.
Wanneer je het drukwerk hebt aangekregen kan je deze samen met de leden van het buurtfeestcomité gaan bussen.
Opgelet: Voor het hangen van posters op straatpalen, bomen, e.d. moet je wel eerst een aanvraag doen. Vraag dus goed na bij je gemeente wat mag en wat niet.
4) Idee gedetailleerd uitwerken
De buurtbewoners zijn uitgenodigd, het concept is duidelijk. Nu is het belangrijk om de details te bespreken. En de ‘wie doet wat’. Zorg dat de taken eerlijk verdeeld worden, en dat de ‘verantwoordelijkheden’ duidelijk zijn voor alle teamleden. Dit kan frustraties op het feest voorkomen.
Het is trouwens ook gewoon handig dat je precies weet wie wat doet, zodat je niet bezig moet zijn met vanalles en nog wat. Hou het feest zo luchtig mogelijk voor de leden van de organisatie. Want het is natuurlijk ook belangrijk dat je zelf kan genieten van het feest.
En als het je eerste buurtfeest of straatfeest is. Hou het dan klein. Zie het niet te groots. De eerste keer is sowieso om ervaring op te doen. Denk eraan, het doel is om gezellig samen te zijn met de buren. Niet om te lopen stressen.
In deze fase van de organisatie is het ook belangrijk om een budget of een soort van financieel plan op te stellen voor het feest. Wat zijn de kosten? Welk budget is er per onderdeel van het feest? Hoe groot is de winstmarge op drank/eten? Zijn de kinderactiviteiten (grimme bijvoorbeeld) gratis of betalend?
Opgelet: denk ook aan je SABAM aanvraag wanneer je muziek afspeelt op je feest!
5) Aankopen doen
Nu alles duidelijk is kan je overgaan naar de effectieve aankoop van bijvoorbeeld knutselmateriaal, versiering, drank, enzovoort. Hou zeker alle kasticketten (bonnen) goed bij, deze moeten achteraf namelijk ingediend worden voor de subsidies.
Zorg eventueel voor een geldpotje om de aankopen mee te doen. Dat bijvoorbeeld elk lid een bepaald bedrag geeft, en die dan na het feest recupereert. Dit is natuurlijk vooral van toepassing wanneer dit de eerste editie is van een straatfeest.
6) Feest zelf
Wanneer je stap 4 goed en uitbundig hebt uitgewerkt, weet iedereen wat te doen op het feest zelf. Elk organisatielid houdt zich natuurlijk aan de afspraken. Doet wat er verwacht wordt binnen de bepaalde tijd. Meestal komt iedereen ‘s morgens vroeg samen om de straat of de buurt feestklaar te maken. Denk aan de nadarhekken, versieringen, tafels en stoelen, party tenten, eventueel springkasteel, enz.
Tijdens het feest is het belangrijkste om ervan te genieten en om natuurlijk contact te leggen met de buurtbewoners.
Er zullen altijd wel onverwachte zaken gebeuren, maar dat is niet iets waar je jezelf op kan voorbereiden. Go with the flow!
7) Achteraf
Opruimwerk! Jij en je teamleden zullen natuurlijk wel vermoeid zijn van het organiseren van het buurtfeest, maar het opruimen moet natuurlijk tijdig gebeuren. Zorg dat je genoeg helpende handen hebt.
Na het feest breng je ook de subsidies in orde, vergelijk je de kosten met de opbrengsten, maak je eventueel een verslag voor in het buurtkrantje, en hou je nog een laatste evaluatie-vergadering.
Hou zeker een draaiboek bij van de hele organisatie. Dit kan volgend jaar goed van pas komen!
Heb je ook al eens een buurtfeest georganiseerd? Laat je tips & tricks dan achter in de comments hieronder! Ik lees ze graag 😉
